Quick Tipp: M365 Admin Center: Enterprise Bookmarks Manager
Was sind Enterprise Bookmarks?
Microsoft schreibt auf der zugehörigen Learn-Seite [1]: "Lesezeichen helfen Personen, mit nur einer Suche wichtige Websites und Tools zu finden. Jedes Lesezeichen enthält einen Titel, eine URL, eine Reihe benutzerfreundlicher Schlüsselwörter zum Auslösen des Lesezeichens und eine Kategorie.". Ich finde die Übersetzungsqualität der automatischen Übersetzung grauslig und sie sorgt, meiner Meinung nach, für mehr Fragen als Antworten!
Deshalb hier in Kürze um was es bei Lesezeichen geht: Anwender mit der Rolle Such-Editor oder Such-Admin können sogenannte Lesezeichen (Enterprise Bookmarks) im M365 Admin-Center anlegen. Diese Lesezeichen haben einen Titel, eine kurze Beschreibung, eine Verlinkung zu einer beliebigen Ressource und eine Reihe an Schlüsselwörtern. Sucht ein Anwender irgendwo in der Microsoft Suche nach einem dieser Schlüsselwörter, dann wird das zugehörige Lesezeichen an oberster Stelle auf der Suchergebnisseite angezeigt.
Ein typisches Beispiel, welches es mit Sicherheit in jedem Unternehmen gibt, ist die Suche nach dem Speiseplan. Der Speiseplan kann als SharePoint-Seite existieren, als geteilte Excel-Datei, als HTML-Seite oder in Form eines Systems eines Drittanbieters. Außerdem können sich im Unternehmen mehrere Begriffe für den Speiseplan etabliert haben (Speiseplan, Menü, Speisekarte, etc.). Wenn Sie erreichen möchten, dass alle Kollegen, die irgendwo im M365 Universum nach irgendeinem dieser Begriffe suchen, zielstrebig unf zuverlässig zur richtigen Ressource gelangen, dann legen Sie dafür ein Lesezeichen an.
Lesezeichen verfügen über weitere tolle Features:
- Sie können Übersetzungen anlegen
Um im obigen Beispiel zu bleibenn, englisch sprechende Kollegen können z. B. nach "menu" suchen. Wenn ihr Lesezeichen über eine Übersetzung (Targeted Variations) verfügt, dann sieht der Englisch sprechende Kollege ein englisches Lesezeichen. - Sie können Zielgruppen definieren
Kollegen aus Polen finden den Speiseplan passend zum Polnischen Standort. - Sie können Geräte definieren
Kollegen, die vom Smartphone aus nach dem Speiseplan suchen, erhalten den Link zur mobilen Ansicht des Speiseplans oder einen Link mit der Navigation zur Kantine. - Sie erlauben reservierte Schlüsselwörter
Mit reservierten Schlüsselwörtern stellen Sie sicher, dass es keine weiteren Lesezeichen mit diesen Begriffen gibt.
Lesezeichen können eine große Hilfe sein, um die Zufriedenheit mit der Suche im Unternehmens-Intranet zu steigern. Allerdings müssen die Lesezeichen dazu immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Über dieses Thema habe ich bereits früher geschrieben. Meine Hinweise zur Verbesserung der Suchergebnisse im Intranet [2] sind nach wie vor gültig.
Bearbeitung von Enterprise Bookmarks im Admin Center
Bei der Verwaltung von Lesezeichen gibt es aus meiner Sicht mehrere Probleme. Am einfachsten ist es, man lässt sich auf den von Microsoft vorgesehenen Weg ein und bearbeitet seine Lesezeichen direkt im M365 Admin Center. Da Microsoft diesen Ansatz, meiner Meinung nach, extrem vernachlässig, ist man als Anwender leider mit mehreren Problemen konfrontiert.
Grafik 1: Bearbeiten-Dialog eines Lesezeichens im M365 Admin Center
Der Bearbeiten-Dialog im Admin Center (siehe Grafik 1) ist:
- Extrem unübersichtlicht und kompliziert zu bedienen
- Der Dialog kommt mit einer eigenen vertikalen Bildlaufleiste
- Der Dialog spannt (bei 8 vorhandenen Variationen) drei Leisten mit Positionspfeilen auf, mit deren Hilfe sich die Reihenfolge der Variationen ändern läßt
- Fehlerhaft, denn Add a variation, um eine neue Variation hinzuzufügen, ist deaktiviert
- Fehleranfällig, denn bei meinen Vorbereitungen für diesen Blogpost habe ich - als ziemlich erfahrener Anwender - unbeabsichtigt alle meine Variationen gelöscht
Von der Verwendung des Bearbeiten-Dialog im Admin Center rate ich deshalb ausdrücklich ab!
Eine weitere von Microsoft vorgesehene Option zur Bearbeitung von Lesezeichen ist der Export als CSV-Datei. Der Im- und Export von Lesezeichen im Admin Center mit Hilfe von CSV-Dateien funktioniert zuverlässig. Leider hat Microsoft diesen Ansatz scheinbar nicht zu Ende gedacht, denn er funktioniert - vermutlich - nur für US-Anwender wirklich gut. Doch der Reihe nach. Zuerst exportiert man sich seine Lesezeichen als CSV-Datei. Dadurch erhält man eine UTF-8 kodierte Textdatei mit Komma als primärem und Semikolon als sekundärem Trennzeichen. Weniger versierte Anwender klicken diese Datei doppelt und erhalten eine weitgehend unbrauchbare Ansicht in Excel, siehe Grafik 2.
Grafik 2: Ansicht einer CSV-Datei in MS Excel ohne Assistent
Danach greift man vielleicht zum zweiten naheliegenden Windows-Bordmittel, nämlich Notepad. Leider ist dies auch keine Wirklich gute Lösung, siehe Grafik 3. Immerhin, damit ist der Anwender in der Lage, kleinere Änderungen an bestehenden Lesezeichen vorzunehmen. Aber sobald man z. B. ein neues Lesezeichen anlegen möchte, beginnen die Probleme. Dann ist man mit ",,,,,," konfrontiert und muss wissen, an welcher Stelle z. B. der Status des Lesezeichens eingegeben werden muss. Das ist natürlich alles andere als anwenderfreundlich.
Grafik 3: Ansicht einer CSV-Datei in Notepad
Spätestens jetzt wird der Anwender mit MS Office-Background sich an die Import-Funktion von Excel erinnern, den Textkonvertierungs-Assistenen. In drei kleinen Schritten erlaubt der dem Anwender, beliebige Daten aus einer CSV-Datei zu importeren, siehe Grafiken 4, 5 und 6: Enterprise_Bookmarks_Manager-Excel_Import01.png, Enterprise_Bookmarks_Manager-Excel_Import02.png, Enterprise_Bookmarks_Manager-Excel_Import03.png Ich denke, die meisten werden Schritt 1 und 2 schaffen, aber ich bin mir sicher, viele werden bei Schritt 3 scheitern.
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Grafiken 4-6: Textkonvertierungs-Assistent, Schritt 1 bis 3
Und selbst wenn die Daten erfolgreich in Excel importiert wurden, dann besteht immer noch das Problem, dass ein "deutsches Excel" standardmäßig mit Semikolon als Trennzeichen exportiert. Eine auf diese Weise von Excel geschriebene CSV-Datei sieht dann zwar für den Anwender gut aus, aber das Admin Center scheitert beim Import, siehe Grafik 7.
Grafik 7: Fehler beim Importieren im Admin Center
Enterprise Bookmarks Manager
Ich stand vor der Aufgabe, in unregelmäßgen Abständen sehr viele Lesezeichen zu kontrollieren und bei Bedarf zu bearbeiten. Da mir der aufwändige Import- und Export-Vorgand mit MS Excel zu kompliziert war, habe ich mir ein Kommandozeilentool geschrieben und ihm den großspurigen Namen Enterprise Bookmarks Manager gegeben. Das Werkzeug stelle ich als Open-Source auf GitHub zur Verfügung [3]. Anders als der Name suggeriert, lassen sich damit nicht Lesezeichen direkt im Admin Center bearbeiten, aber mit Hilfe des Tools lassen sie sich einfach und bequem in Excel importieren bzw. vom XLSX nach CSV konvertieren. Das Tool ist auf effizienz getrimmt, ein einfacher Doppelklick sorgt bereits dafür, dass es los geht, siehe Grafik 8. Dabei wird davon ausgegangen, dass die aus dem Admin Center exportierte CSV-Datei unverändert dort abgespeichert wurde, wo sich der Enterprise Bookmarks Manager befindet.
Grafik 8: Konvertieren einer Bookmark-Datei
Die Konvertierung funktioniert in beide Richtungen, also CSV->XLSX und XLSX->CSV. Der Enterprise Bookmarks Manager schlägt vor, die neueste Datei zu konvertieren, falls mehrere Dateien in Frage kommen.
Der Enterprise Bookmarks Manager kommt außerdem mit hilfreichen Optionen, z. B. das Anzeigen von zulässigen Status, siehe Grafik 9.
Grafik 9: Zulässige Status anzeigen als hilfreiche Option
Das Anlegen und Bearbeiten von Variationen ist auch in Excel immer noch eine kleine Herausforderung. Immerhin, der Enterprise Bookmarks Manager liefert eine Kopiervorlage, siehe Grafik 10. Der dort angezeigte Text, das Beispiel, läßt sich kopieren und dann in Excel einfügen und anpassen.
Grafik 10: Kopiervorlage für Variationen
Nach der Konvertierung einer CSV-Datei ins Format XLSX lassen sich die Lesezeichen bequem in MS Excel bearbeiten, mit allen bekannten Funktionen, wie z. B. Filtern, siehe Grafik 11.
Grafik 11: Filtern von Lesezeichen in Excel
Beim umgekehrten Konvertierungsvorgang, also von XLSX nach CSV, werden bestimmte Besonderheiten der Import-Funktion des M365 Admin Centers berücksichtigt (soweit möglich). Folgende Daten werden überprüft:
- Titel nicht leer und nicht zu lang; zu lange Titel werden gekürzt
- URL nicht leer und enthält Schema-spezifischen Teil
- Eindeutigkeit von reservierten Schlüsselwörtern (innerhalb der Datei)
- Schlüsselwörter nicht leer und ohne Dubletten
- Eindeutigkeit von Schlüsselwörtern
- Status zulässig
- Beschreibung nicht zu lang; zu lange Beschreibungen werden gekürzt
- Kategorie ohne Dubletten
- Start-Datum valide und kleiner als End-Datum
- End-Datum valide und größer als Start-Datum
- Ländercode zulässig
- Gruppen valide
- Geräte und Betriebssystem zulässig
- Variationen valide
Außerdem berücksichtigt der Enterprise Bookmarks Manager beim Konvertierungsvorgang von XLSX nach CSV noch die Besonderheit der Import-Funktion des Admin Centers, dass eine zu importierende CSV-Datei nur eine bestimmte Anzahl an Zeilen haben darf. Falls die erlaubte Anzahl an Zeilen überschritten wird, splittet der Enterprise Bookmarks Manager die entstehenden CSV-Dateien automatisch auf (Bookmarks_1.csv, Bookmarks_2.csv, usw.)
Ergebnis des Enterprise Bookmarks Managers
Als Ergebnis erhält man vom Enterprise Bookmarks Manager valide CSV-Dateien, die sich in der Regel problemlos im Admin Center importieren lassen! In meinem Beispiel habe ich zu Testzwecken 2562 neue Lesezeichen ertellt und 40 bestehende Lesezeichen aktualisert und anschließend erfolgreich importiert
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PS:
Die neu hinzugefügten Lesezeichen lassen sich mit Hilfe des Enterprise Bookmarks Manager genauso schnell entfernen, wie sie sich haben hinzufügen lassen. Einfach die neue Liste im Admin Center exportieren, per Enterprise Bookmarks Manager in Excel einlesen und den Status der zu Testzwecken hinzugefügten Lesezeichen ändern (z. B. in Draft). Nach dem anschließenden Import im Admin Center können Sie dort nach Status und Datum filtern, dann alle so gefundenen Lesezeichen markieren und entfernen. Das Markieren und Entfernen funktioniert im Admin Center - zum Glück - sehr zuverlässig.
Was ist Ihr Nutzen vom Enterprise Bookmarks Manager?
Falls Sie fürs Unternehmens-Intranet auf SharePoint Basis zuständig oder sogar verantwortlich sind, dann wissen Sie jetzt durch diesen Artikel, was Enterprise Bookmarks sind und wie Sie auch große Mengen an Lesezeichen einfach und bequem verwalten können. Wenn Sie bereits zum Nutzerkreis des Enterprise Bookmarks Managers gehören, aber eine Funktion vermissen, dann sprechen Sie mich gerne an. Und falls Sie mit einem völlig anderen Software-Problem zu kämpfen haben, dann wenden Sie sich doch einfach an uns, denn...
