Präparate Datenbank erzeugt IFA Preismeldungen

von Irving Tschepke
Quelle: IFA GmbH

exensio hat für einen namhaften Pharmahersteller eine Software Lösung zur Verwaltung von vertrieblichen und medizinischen Daten seiner Präparate umgesetzt. Diese Präparate-Datenbank (PIM System), die schon seit mehreren Jahren erfolgreich in Betrieb ist, wurde dieses Jahr um den IFA Preismelde- Workflow erweitert.

Die IFA (Informationsstelle für Arzneispezialitäten) erhebt und pflegt Information zu Arzneimitteln und apothekenüblichen Waren. Sie vergibt dabei die sogenannten PZN (Pharmazentralnummer), die einen Artikel eindeutig kennzeichnet. Hersteller können die Neuaufnahme sowie Änderungen der Daten an die IFA mitteilen. Hierfür existiert ein Verfahren basierend auf sogenannten EAD Dateien, die zur IFA geschickt und dort verarbeitet werden. Zurück kommt eine Bestätigung ggf. mit Korrekturen.

Preisänderungen  sind insbesondere für Generika Anbieter kritisch, da sie für den Absatz ein sehr entscheidendes Kriterium sind. Ein stabiler Workflow zur Durchführung und Übertragung der Preisänderungen ist daher erfolgskritisch.

Die Präparate-Datenbank von exensio ist nun in der Lage, basierend auf Preisanpassungen aus SAP, die durch einen SOX konformen Prozess freigegeben wurden, entsprechende IFA Meldungen automatisch zu erzeugen. Die von der IFA vorgegebenen EAD Dateien werden pro Firma des Konzerns automatisch erzeugt und rechtzeitig vor Ablauf der Einreichungsfrist an die IFA per Email verschickt.

Die IFA wiederum schickt eine Bestätigungs-Email mit Datei als Anhang zurück. Die Datei wird automatisiert in der Präparate Datenbank eingelesen und die Daten werden mit den an die IFA gesendeten Werten abgeglichen. Bei Übereinstimmung werden die geänderten Preise als von der IFA bestätigt übernommen. Bei Abweichungen werden entsprechende Warnmeldungen und Alerts erzeugt, um Folgeaktivitäten auszulösen. Alle Informationen werden an SAP zurückgespielt, um dort den fachlichen Workflow schließen zu können.

Fazit

Mit der Automatisierung gewinnt der komplette Ablauf eine hohe Sicherheit. Manuelle Schritte und damit potentielle Fehlerquellen entfallen. Die Präparate-Datenbank als Lieferant hochwertiger produktbezogener Informationen für alle Informations-Kanäle liefert damit garantiert korrekte Preisinformationen – ob in geschlossene Bereiche im Internet oder andere Intranet-Systeme.

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