MS Excel und das Thema Prozesssicherheit

Ich diesem Blog-Post möchte ich das Thema Prozesssicherheit von Excel aufgreifen. Excel wird  bekanntermaßen für Aufgaben – wie Datenbank oder der Abbildung von Informationsprozessen –, für das es ursprünglich nicht erdacht war sehr gerne eingesetzt. Hierbei ergibt sich nun das Problem, dass nicht sicher gesagt werden kann, ob die eingegebenen Daten korrekt erfasst wurden. Als Beispiel soll uns ein Translation-Prozess dienen.

Der Beispiel-Prozess

Hierbei gehen wir davon aus, dass aus einem ERP System (bspw. SAP) Angebots-Texte in ein Excel-Sheet, für die spätere Übersetzung durch mehrere Benutzer, exportiert werden. Das Excel-Sheet wird dann per Mail innerhalb der einzelnen Prozessschritte an die daran teilhaben Benutzer, wie Produkt-Manager und Translation-Manager verschickt. Wir nehmen weiterhin an, dass das Excel-Sheet sehr viele Zeilen und Spalten enthält und ist somit sehr unübersichtlich ist.

Was könnte hierbei problematisch sein?

Das Problem, das durch den Einsatz von Excel verursacht wird, liegt darin, dass man nicht sicher sagen kann, ob ein Benutzer bei der Eingabe einen Fehler gemacht hat, in dem er bspw. einen Übersetzungstext in einer inkorrekten Zelle eingegeben hat. Oder noch viel schlimmer, es wurde eine Zelle unbeabsichtigt gelöscht. Die Fehlerwahr- scheinlichkeit dieses Translation-Prozesses steigt mit der Unübersichtlichkeit des Excel-Sheet (sehr viele Zeilen und Spalten) und der an dem Prozess teilnehmenden Benutzer. Des Weiteren unterstützt Excel keine einfach hand- habbare Historisierung, mit der es möglich ist zu überprüfen, wie sich die Daten im Laufe der Zeit geändert haben.

Wie kann dieser Prozess verbessert werden ?

Eine Verbesserung der oben geschilderten Problematik wird durch die Überführung des Excel-Sheets in eine Web-Applikation erzielt. Durch den Einsatz modernster Web-Application-Frameworks wie bspw. Grails können die Entwicklungszeiten enorm reduziert werden, so dass sich in kürzester Zeit ein sehr guter ROI dieser individuellen Fachanwendung ergibt. Im Einzelnen ergeben sich folgende Verbesserungen:

• Validierung der Eingabedaten – hierbei kann natürlich nicht validiert werden, ob anstatt eines englischen Textes ein französischer eingegeben wurde. Jedoch kann validiert werden, ob Felder versehentlich leer gelassen wurden. In Excel kann dies mit Makros oder VBA bewerkstelligt werden. Dies ist jedoch nicht so einfach und kann auch umgangen werden.
• Personalisierung – gerade in großen unübersichtlichen Excel-Sheets ist es ein unschlagbarer Vorteil, wenn jeder Benutzer nur die Eingabefelder sieht, die er innerhalb seines Prozessschrittes benötigt.
• Historisierung der Eingabedaten – hiermit kann später nachvollzogen werden, wann was von wem geändert wurde.
• Re-Import in das ERP System – der spätere Re-Import in das ERP-System ist um einiges einfacher, da ausgeschlossen werden kann, dass Spalten – wie es im Excel-Sheet möglich wäre – verloren gegangen sind. Oder Texte im Excel-Sheet zu lang geraten sind und dadurch die im ERP-System festgelegte Textlänge überschritten wird.

Weitere Infos hierzu auf unserer Homepage. Oder auf unserem Youtube Video. Des Weiteren habe ich diesen Blog-Post in einem Xing-Forum über das Thema Excel veröffentlicht. Hierbei hat sich eine recht rege und interessante Diskussion entwickelt. Der interessierte Leser gelangt hier zu dem Xing-Forum.