Informationen aus SharePoint 2013 für besseres Wissensmanagement zusammenführen

von Manuel Breitfeld

Im diesjährigen Intranet Design Annual [1] der Norman Nielson Group nutzt die Hälfte der mit einem "best-designed" Intranet ausgezeichneten Organisationen Microsoft SharePoint 2013. Auch in Gesprächen mit unseren Kunden wird bewusst, dass SharePoint in vielen Unternehmen präsent ist.

In diesem Blog Post wird aufgezeigt, wie sich eine Stärke von SharePoint schnell - und gleichzeitig schleichend - zur Krux für das gesamte Wissens- und Informationsmanagement eines Unternehmens entwickeln kann. Der Blog Post zeigt eine Lösungsmöglichkeit auf, bei der die bestehende SharePoint-Infrastruktur nicht verändert werden muss und dem Unternehmen ein immenser Mehrwert durch das übersichtliche Bereitstellen von dokumentiertem Wissen geboten wird.

SharePoint und das dezentrale Informationsmanagement

Die Philosophie von SharePoint setzt stark auf dezentrales Management von Informationen. Dies lässt sich einfach am Beispiel eines Intranets aufzeigen: Sobald mehrere Bereiche oder Abteilungen auf der SharePoint-Infrastruktur definiert sind (Site Collections), gibt es keine Möglichkeit, eine übergreifende, einheitliche Navigation über diese Bereiche abzubilden. Das klingt verwunderlich - passt aber in das von Microsoft propagierte Konzept des dezentralen Managements. Jeder Bereich ist selbst für seine Informationen verantwortlich, Nutzer müssen manuell zu den Informationstöpfen navigieren, die für Sie interessant sind. Eine personalisierte Unterstützung ist nicht vorhanden (und nicht vorgesehen).

Eine einheitliche und personalisierte Navigation ist einem Digital Workplace jedoch kein "nice 2 have"-Feature - sie ist eine essentielle Unterstützung für alle Mitarbeiter, die regelmäßig aus verschiedenen Bereichen Informationen benötigen. Sie hilft zudem ein konsistentes Design zu etablieren, Bereichsgrenzen zu eliminieren und dem Mitarbeiter einen Single Point of Access zu gewähren. Das spart dem Mitarbeiter Zeit und dem Unternehmen Kosten.

Gleichwohl ist einfaches Erstellen von separaten Bereichen ein Segen für all diejenigen, die schnell Informationen für ein Team bereitstellen wollen. Es entfallen "lästige" Absprachen oder langwierige Prozesse über die Frage, wie gewisse Bereiche in der gemeinsamen Navigation vertreten sind - der eigene Bereich ist schnell und unkompliziert erstellt und per Link verteilt.
Hat ein Unternehmen an dieser Stelle keine Governance-Prozesse etabliert, entstehen unkontrolliert täglich neue TeamSites (so der Fachbegriff), die zu verschiedensten Zwecken eingesetzt werden: Vorstellungen von Abteilungen, Zusammenarbeit in Teams, Dokumenten-Sharing zwischen Bereichen, Projekträume für zeitlich begrenzt laufende Projekte,...
Eine Übersicht über die vorhandenen Informationen geht schnell verloren und wichtiges Wissen bleibt anderen verborgen.

Konsolidieren und Aggregieren von Informationen

Um der Informationsflut gerecht zu werden, bietet es sich für Unternehmen an, Informationen aus den verschiedenen Töpfen zu aggregieren um sie dann einheitlich und gesammelt darstellen zu können. Dies kann in Form von Dashboards oder Themenseiten erfolgen.

Durch den zentral gesteuerten Ansatz der Aggregation kann sichergestellt werden, dass sich alle Themenseiten in einem einheitlichen Layout darstellen und dem Mitarbeiter so auf einen Blick Zugang zu Informationen gewähren, die bis dato unbekannt oder verborgen waren.

Kofax Kapow [2] ist eine Plattform für die Informationsintegration, insbesondere von Websites und Webportalen. Mit der Software lassen sich sogenannte Robots erstellen, verwalten und steuern. Entsprechend programmierte Robots können Inhalte aus den SharePoint TeamSites extrahieren, abspeichern und bieten somit die Basis für die einheitliche Darstellung in Form von Dashboards/Themenseiten.

SharePoint bietet in der teuersten Lizenzvariante die Möglichkeit auch mit Bordmitteln Informationen verschiedener Site Collections zu aggregieren. Hierbei sind die zusätzlich entstehenden Lizenzkosten, die Konfiguration der Farm-übergreifenden Suche und die dadurch entstehenden Auswirkungen auf die existierende Suche zu beachten. Der Suchindex enthält zudem nicht alle Daten (z.B. Linklisten in WebParts), die mit Kapow abgefragt werden können.

Kosten von SharePoint-Projekten

Häufig werden SharePoint-Projekte als günstige Alternative gegenüber alternativen Portalprojekten dargestellt. Die Gründe hierfür sind vielfältig, meist aber damit zu erklären, dass SharePoint bereits im Unternehmen existiert (häufig im Zusammenhang mit anderen Microsoft-Produkten bzw. Lizenzen), von der IT installiert wurde und andere Abteilungen "schleichend" nach und nach Informationen darin speichern. Schnell kommt es zum eingangs beschriebenen Phänomen: viele TeamSites entstehen ohne Planung, es fehlt ein einheitliches Konzept, Informationen bleiben anderen verborgen, Schulungen für Editoren und Nutzer sind nicht vorhanden bzw. werden nicht koordiniert. Massive Kosten für eine Konsolidierung entstehen demnach in der Regel erst nach Abschluss des SharePoint-Projekts.

In anderen Portal-Projekten finden anfangs Konzeptarbeiten statt, so dass verschiedene Systeme personalisiert für den Mitarbeiter integriert werden können. Dies verursacht selbstverständlich höhere Kosten zu Beginn - sichert aber eine langfristige Strategie, welche die Folgekosten gering hält.
Es ist demnach stark zu bezweifeln, dass SharePoint-Projekte wirklich günstiger sind, wenn man alle Parameter und die Gesamtlaufzeit des Portals betrachtet.

Bei einer Kostenanalyse dürfen zudem der Nutzen eines Systems und die indirekt entstehende Kosten nicht außer Acht gelassen werden: Ein IT-Projekt kann auch dann für die IT-Abteilung günstig sein, weil Anforderungen des Fachbereichs gestrichen werden. So wird SharePoint schnell "out of the box", sprich nur mit Konfigurationen und ohne zusätzliche Features, eingeführt und die IT-Kosten werden durch das Weglassen von Konzepten, Entwicklungen und Support gesenkt.
Für alle anderen Abteilungen, die mit dem eingeführten System arbeiten müssen, steigen jedoch die eigenen Kosten, da angefragte Anforderungen nicht umgesetzt sind und Zusatzaufwände durch umständlichere Prozesse oder mangelhafte Usability generiert werden.
Eine ganzheitliche Kostenbetrachtung ist demnach unumgänglich.

Fazit

Die dezentrale Funktionsweise von Microsoft SharePoint erlaubt zwar das schnelle Bereitstellen von Informationen, sorgt aber gleichzeitig für eine unübersichtliche Informationslandschaft, in der sich Mitarbeiter schnell verloren fühlen können und Informationen vielen verborgen bleibt.
Für Unternehmen sind insbesondere Governance-Konzepte wichtig, die sicherstellen, dass das Anlegen neuer TeamSites einem bestimmten Prozess folgt.

Einen Mehrwert schafft eine gesammelte Datensicht auf mehrere TeamSites, die mithilfe der Aggregation von Daten über Kofax Kapow bereitgestellt werden kann. Kapow kann unterschiedliche Quellsysteme integrieren, ohne dass diese ihrerseits verändert oder angepasst werden müssen und bietet daher eine optimale Lösung für die Verbesserung des eigenen Informationsmanagement.

Links

[1] Intranet Design Annual der Norman Nielson Group: http://www.nngroup.com/reports/intranet-design-annual/
[2] Kofax Kapow: http://www.kofax.com/data-integration-extraction

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