Excel2Web mit Grails = Web-Applikationen, individuell bei schneller Amortisation

Das Szenario kennt jeder: Es wird eine schnelle Lösung benötigt, um ein kleineres fachliches oder organisatorisches Problem zu lösen. Das kann die Verwaltung der Verteilerlisten für den neuen Info Newsletter der Marketingabteilung sein, eine Bestell-Anforderung für Material des technischen Einkaufs oder die Verwaltung der Teilnehmer für die nächste Workshop-Reihe des Außendienstes. In Kürze ist ein Excel-Sheet erstellt und zur Abstimmung an die Teilnehmer oder an die nächste Abteilung per Email verschickt. Eine Kopie wird noch fix auf den Fileserver abgelegt. Antworten der Empfänger kommen zurück mit den ersten Anpassungen. Daten wurden ergänzt, einige Spalten hinzugefügt.

Das Ganze funktioniert gut, bis der Verteilerkreis irgendwann eine kritische Grenze erreicht hat. Wo ist nun die aktuelle Version? Sind darin alle Anpassungen und Erweiterungen enthalten? Schnell verbringen eine oder mehrere Personen Zeit mit der „Versionsverwaltung“ und Inhaltskonsolidierung.

Diese Szenarien hat exensio - unabhängig von der Unternehmensgröße - schon häufig angetroffen und Abhilfe durch eine Web Applikation geschaffen. Warum eine Web Applikation? Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Die Logik und Struktur sind an einer Stelle definiert und nicht wie bei einem Excel Sheet verteilt.
• Die Daten werden zentral verwaltet – es gibt nur einen stets aktuellen Stand.
• Eine Bearbeitung der Daten ist durch mehrere Benutzer gleichzeitig möglich und alle Benutzer haben immer den aktuellen Stand zur Hand.
• Es kann festgelegt werden, wer welche Daten ändern und auch sehen kann. Dies ist feingranularer, im Vergleich zum Schreibschutzmechanismus eines Excel Sheets.
• Die Benutzer benötigen keine Clients – jeder kann sofort mittels eines Browsers zugreifen, ggfs. auch von außerhalb des Firmennetzwerkes.
• Mit einer Web Applikation können Drittsysteme angebunden werden – beispielsweise um Benutzer zu authentifizieren oder personengebundene Daten (wie Kontaktdaten, Abteilungszugehörigkeit etc.) zu ermitteln.
• Web Applikationen können im Vergleich zu Excel-Sheets keine Viren enthalten.

Kurze Entwicklungszeiten

„Aber das dauert sicher lange, bis so eine Applikation entwickelt ist.“ Da stimmen wir zu, wenn Sie einen großen Dienstleister nach einer Lösung fragen. Da wird wenn möglich ein größeres Projekt kreiert, lange spezifiziert und aufwändig programmiert. Am Ende kommt ein beträchtlicher Betrag zustande, bei dem Kosten und Nutzen in schlechtem Verhältnis stehen. Oder aber Sie bekommen erst gar kein Angebot, weil sich das ganze für den Dienstleister nicht lohnt.

exensio setzt für die Implementierung dieser Web Applikationen ein modernes Open Source Framework ein: Grails. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

• Kurze Umsetzungszeiten für Standard-Funktionen Anlegen, Ändern und Löschen von Objekten oder Darstellungsfunktionen mit Listen, Filterfunktionen, Blätterfunktionen etc.
• Da die Basis auf Java beruht, lassen sich sämtliche Java Bibliotheken einbinden und erleichtern damit auch die Einbindung jeglicher Drittsysteme. Darüber hinaus können bereits existierende, individuell mit Java implementierte Funktionsbausteine eingebunden werden.

Keine langen Spezifikationsphasen

Der Vorteil der kurzen Entwicklungszeit hat auch Auswirkungen auf die Spezifikationsphase. Eine lange Planungsphase ist
nicht notwendig. Die Basisfunktionen werden schnell entwickelt.

Damit können sehr früh Diskussionen anhand laufender Software mit der Fachabteilung geführt werden. Erfahrungsgemäß sind diese Diskussionen zielführender als die Diskussionen um Spezifikationen und deren Formulierungen. Die Fachabteilung erhält sehr schnell ein konkretes Bild der Applikation und kann dadurch viel
besser weitere Anforderungen stellen und existierende präzisieren.

Nehmen wir den Fall der Ablösung eines Excel-Sheets. Hier deckt das Excel-Sheet den Großteil der notwendigen Anforderungsanalyse für die Umsetzung ab – eine umfangreiche Spezifikation ist nicht notwendig. Die Beschreibung der typischen Anwendungsfälle reicht aus, um auf deren Basis die erste Version der Applikation zu erstellen, die dann mit der Fachabteilung diskutiert werden kann.

Investition und ROI

Die folgende Bespielrechnung soll aufzeigen, wie schnell sich eine Excel Ablösung amortisieren kann. Der Aufwand für die Implementierung beträgt z.B. 15 Tage. Bei einem Tagessatz von 900 € ergeben sich 13.500 € an Kosten. Zeitersparnisse ergeben sich beispielsweise durch den Wegfall folgender Tätigkeiten: Suchen nach der aktuellen Version, Verschicken angepasster Versionen, Anpassen nicht gewünschter Korrekturen und Zusammenführen unterschiedlicher Versionen. Wenn man nun annimmt, dass aus einem Team von 10 Mitarbeitern jeder täglich nur 5 Minuten seiner Arbeitszeit einsparen kann, ergibt dies 20 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr. Bei einem angenommenen internen Stundensatz von 70 € sind dies 14.000 € pro Jahr.

Dieses einfache Beispiel veranschaulicht, dass sich Investitionen bereits sehr schnell amortisieren können – hier innerhalb eines Jahres!

Einbindung von Drittsystemen

Gegenüber der klassischen Excel-Lösung hat die Web Applikation den deutlichen Vorteil, Drittsysteme einbinden zu können. Beispielsweise müssen die Namen und Email-Adressen der Benutzer nicht fehleranfällig manuell abgetippt werden. Hier wird das Mitarbeiterverzeichnis eingebunden und die Daten von dort übernommen.
Regelmäßige, automatisierte Prozesse sorgen für die Datenaktualität in der Web Applikation, wenn ein Onlinezugriff nicht gewünscht oder aus Performancegründen nicht empfehlenswert ist.

Erweiterbarkeit und Skalierbarkeit

Was passiert nun, wenn die Anzahl der Benutzer steigt? Oder was, wenn weitere Anforderungen kommen? Nun, die Java Basis sorgt dafür, dass eine Skalierbarkeit wie bei allen Java Applikationen gegeben ist. Eine Applikation mit anfänglichem Fokus auf Teamgröße kann schnell auf das gesamte Unternehmen ausgerollt werden, ohne an der Applikation selbst Änderungen vornehmen zu müssen.

Des Weiteren sorgt der strukturierte Aufbau der Applikation, der durch den Einsatz des Frameworks vordefiniert ist, für eine langfristige Erweiterbarkeit durch neue Anforderungen.

Dadurch eignet sich das Framework Grails nicht nur für die Umsetzung von kleineren Applikationen, wie die Ablösung eines Excel-Sheets, sondern es wird bei exensio auch für die Entwicklung größerer Enterprise Applikationen eingesetzt.

Rapid Web Application Development

exensio ist in der Lage, sehr schnell, benutzerfreundliche, skalierbare und individuelle Web Applikationen umzusetzen – und dies zu einem sehr attraktiven Preis. Zusammengefasst sieht exensio folgende, entscheidende Vorteile für seine Kunden:

• Kurze Entwicklungszeiten
• Kurze Planungsphase – dafür frühe Diskussion anhand einer laufenden Web Applikation mit der Fachabteilung
• Individuelle und erweiterbare Lösung bei einer schnellen Amortisation
• Basierend auf Open Source – dadurch keine Lizenzkosten

Nutzen Sie die Vorteile eines spezialisierten Dienstleisters.