Excel Prozesse und warum es sinnvoll ist, diese durch Grails Web Applikationen zu ersetzen

Excel gilt in Fachabteilungen als das Schweizer Taschenmesser um verschiedenste Prozesse abzubilden. So ist ein Prozess auf den ersten Blick schnell aufgesetzt und das ohne die Involvierung der IT-Abteilung, die den Fachabteilungen bekanntlich meistens zu langsam ist.

Als fiktiven Prozess können wir hier beispielsweise den Export eines Excel-Sheets aus dem SAP System heranziehen. Dieses Excel-Sheet wird dann per Mail oder Fileshare zwischen den unterschiedlichen Abteilungen (oder auch mit externen Dienstleistern) verteilt, die jeweils einen oder mehrere Prozessschritte in diesem Excel-Sheet abarbeiten. Zum Schluss soll dieses Excel Sheet wieder in das SAP System importiert werden.

Einige Leser werden sich nun fragen, wo hier das Problem liegt, da ja genauso in ihrem Unternehmen gearbeitet wird. Zunächst einmal funktioniert das Ganze natürlich auch per Excel-Sheet. Es wird jedoch leicht übersehen, dass diese Excel-Prozesse auf Dauer teurer sind, als wenn sie über eine Software-Lösung abgebildet werden.

Was ist an einem Excel-Prozess suboptimal?

Folgende Punkte können anhand unseres fiktiven Prozesses als nachteilig aufgeführt werden:

• Alle im Prozess beteiligten Personen wissen nie, ob sie wirklich die aktuelle Version haben. 
• Mit MS Sharepoint ist es zwar möglich, ein Excel Sheet in einer Gruppe zu bearbeiten. Dies hat jedoch den Nachteil, dass keine Drittsysteme eingebunden werden können, mit der Folge, dass sich Falscheingaben – wie beispielsweise eine falsche Email-Adresse – einschleichen können. Diese Informationen sollten jedoch direkt aus den Drittsystemen, wie in diesem Fall aus dem Verzeichnisdienst (beispielsweise Active Directory) gezogen werden. 
• Sollen externe Dienstleister integriert werden, müsste Sharepoint über ein Extranet geöffnet werden. Viele Firmen scheuen sich jedoch momentan noch, aus Gründen der Sicherheit, Sharepoint nach außen zu öffnen. 
• Der abschließende Import in das SAP System ist sehr fehleranfällig, da es schon reicht, dass jemand im Excel-Sheet versehentlich eine Falschangabe (beispielweise Formatänderung der Zelle, etc.) gemacht hat. 
• Alle Prozessbeteiligten müssen über die gleiche Excel-Version verfügen. Dies ist dann vor allem problematisch, wenn externe Dienstleister integriert werden sollen. 
• Die Unterstützung von mobilen Endgeräten (iPad, iPhone oder Android) ist nicht möglich.

Was sind die Alternativen?

Der Königsweg wäre ganz klar, die Prozesse mittels einer unternehmensübergreifen BPM bzw. SOA Strategie abzudecken. Als größtes Problem ist hierbei jedoch aufzuführen, dass solch ein Projekt sehr langwierig ist und die Vorurteile des Fachbereichs gegenüber der IT (zu langsam) sicherlich bekräftigt.

Ein Mittelweg wäre den Excel Prozess mit einer Web Applikation abzubilden. Wir benutzen hier sehr gerne das Open-Source-Framework Grails, mit diesem Framework ist eine schnelle Entwicklung möglich.

Was wären die Vorteile - am Beispiel - unseres fiktiven Prozesses:

• In der ersten Phase könnte der Export und Import des Excel-Sheets aus dem SAP System bestehen bleiben. Es ist natürlich auch möglich, auf das SAP System direkt mittels SAPJco oder Web-Services zuzugreifen. Dies hängt ganz von den Wünschen des Kunden ab. 
• Alle Prozessbeteiligten erhalten eine aktuelle Sicht auf Ihre Daten. Und nur auf ihre Daten. Wir haben in diesem Kontext schon Excel-Sheets mit 5000 und mehr Zeilen gesehen. Ich denke jeder kann sich vorstellen, dass es hier leicht zu Fehleingaben kommen kann. 
• Externe Dienstleister können über ein Extranet (z.B. XML-Schnittstelle) bedient werden. Da das Grails Framework auf der Java JVM aufbaut, kann hier der gesamte Java Security Stack benutzt werden. 
• Der abschließende Import in das SAP System könnte direkt über SAPJco oder einen Web-Service erfolgen. Falls der Import über Excel gewählt wird, kann auf jeden Fall sichergestellt werden, dass das zu importierend Excel-Sheet sauber ist.

Fazit