Defekte Links präsentieren und reparieren

10.10.2023 09:00

von Roland Rickborn

Einführung

In dieser Blogpost-Serie befasse ich mich mit dem Aufspüren und Reparieren von defekten Verlinkungen in SharePoint Online. Dazu habe ich das Tool Link Checker implementiert und einen darauf abgestimmten zweistufigen Prozess entwickelt. In der ersten Stufe geht es darum, defekte Links zu finden. In der zweiten Stufe geht es darum, die gefundenen Verlinkungen zu reparieren. In den vorhergehenden Teilen der Serie habe ich zuerst zwei kommerzielle Lösungen vorgestellt und ihre Nachteile beschrieben [1], dann habe ich den Link Checker und seine Funktionen vorgestellt [2] und bin auf die Evaluierung von bestimmten Verlinkungen im Detail eingegangen [3]. In diesem Blogpost beschreibe ich, wie ich die Ergebnisse präsentiere und wie die defekten Links repariert werden.

Problemstellung bei der Bearbeitung von defekten Links in SharePoint

Mit dem Link Checker können Verlinkungen auf SharePoint Seiten evaluiert und defekte Verlinkungen identifiziert und gesammelt werden. Je nach Größe und Art des Unternehmens können da schnell einige tausend defekte Links zusammenkommen. In der Regel können die defekten Links nicht automatisch repariert werden. Die für das Intranet Verantwortlichen müssen sich also die Liste mit den defekten Links anschauen und dann entscheiden, ob und wie jede einzelne defekte Verlinkung repariert werden kann.

Lösungsansatz: smarte, personalisierte SharePoint Liste

Zuerst müssen die für das Intranet Verantwortlichen identifiziert werden. Ein Ansatz ist z.B. die Person zu ermitteln, die die betroffene Seite zuletzt bearbeitet hat. Der Link Checker erfasst „Last Modified By“ automatisch. Danach werden alle Daten (welche Seite, welcher Link, warum und wer ist verantwortlich) in einer SharePoint Liste erfasst. Zusätzlich füge ich in die Liste noch die beiden Schalter „Task Status“ und „False Positive“ ein.

Personalisierte Listenansicht von defekten Verlinkungen

Mit dem Schalter „Task Status“ gebe ich dem Bearbeiter die Möglichkeit, ausgewählte Einträge der Liste als bearbeitet zu markieren. Solche Listeneinträge verschwinden aus der aktuellen Listenansicht. Damit hat der Bearbeiter immer einen guten Überblick über die noch offenen Aufgaben. Der Schalter „False Positive“ ist komplizierter. Er ermöglicht es dem Bearbeiter, mir mitzuteilen, dass ein als defekt gemeldeter Link aus seiner Sicht funktioniert und nicht defekt ist. In diesen Fällen muss genau untersucht werden, weshalb der Link Checker diesen Link als defekt markiert hat. Wenn die Liste samt erforderlichen Listenansichten zur Verfügung steht, müssen die Intranet Verantwortlichen an Bord geholt werden. Dazu habe ich ein kurzes Erklärvideo erstellt, bei dem ich den Prüfvorgang und die resultierende Liste vorgestellt habe. Außerdem habe ich erklärt, wozu ein defekter Link bzw. ein defekter Anker führt und wie defekte Verlinkungen repariert werden können. Dabei habe ich betont, dass das Löschen von Verlinkungen auch eine Option sein kann.

Zusammenfassung Link Management in SharePoint

Das oben beschriebene Vorgehen funktioniert in der Regel sehr gut. Zwar bedeutet das Reparieren von defekten Verlinkungen einen gewissen Mehraufwand für die Bearbeiter, wenn man jedoch den Wert von funktionierenden Verlinkungen für das gesamte Unternehmen hervorhebt, dann erhält man normalerweise auf positive Reaktionen. Die personalisierte Liste funktioniert gut. Das „Weg klicken“ von erledigten Aufgaben funktioniert, ist aber bei umfangreichen Listen langsam und erfordert einen kleinen Moment Geduld. Durch das vorgeschaltete Erklärvideo ist die Anzahl an Rückfragen sehr gering.

Mein abschließendes Feedback zum gesamten zweistufigen Prozess, also defekte Links mit dem Link Checker erfassen und die gefundenen defekten Links über eine personalisierte Liste auszuspielen, fällt sehr positiv aus. Der Ansatz funktioniert sehr gut. Die zentralen Schritte sind weitgehend automatisiert und können bei Bedarf einfach wiederholt werden, z.B. jährliche Überprüfung aller Intranet Inhalte.

Ausblick

Problematisch bleiben Verlinkungen zu Ressourcen, auf die der Benutzer, der den Link Checker Prozess gestartet hat, keinen Zugriff hat. Aus administrativen und rechtlichen Gründen wird diese Hürde allerdings immer bestehen bleiben.

Eventuell wird es eine Weiterentwicklung des Link Checkers geben, so dass auch im Intranet abgelegte Dokumente nach defekten Links durchsucht werden können (Word, PowerPoint, PDF). Als letzte Verbesserungsmöglichkeit fehlt noch die Möglichkeit, Listeneinträge nach defekten Links zu durchsuchen.