Defekte Links in SharePoint finden

von Roland Rickborn

Einführung

In dieser Blogpost-Serie befasse ich mich mit dem Aufspüren von defekten Verlinkungen in SharePoint Online. In diesem Blogpost beschreibe ich das Problem und stelle zwei kommerzielle Lösungen vor.

Problemstellung bei defekten Links in SharePoint

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Das Intranet eines Unternehmens ist eine wichtige Informationsquelle für alle Mitarbeiter. Je nach Unternehmen und Branche kann das Intranet mehrere tausend Seiten umfassen. Um eine hohe Effektivität und reibungslose Prozesse sicherzustellen, ist es wichtig, dass die Inhalte des Intranets sowohl fachlich korrekt als auch technisch funktionsfähig sind. Für die richtige Fachlichkeit sind die Autoren oder Editoren zuständig. Auf der technischen Seite sind die Zuständigkeiten für valide Verlinkungen nicht immer so klar. Teilweise bekommt der zuständige Autor oder Editor es gar nicht mit, wenn sich an ganz anderer Stelle im Unternehmen, oder sogar außerhalb des Unternehmens, die URL einer Ressource ändert. Mit der Zeit können damit Inhalte im Intranet entstehen, die fachlich vermutlich korrekt sind, aber die aus technischer Sicht fehlerbehaftet sind – sprich, Intranet-Seiten können defekte Links enthalten. Aus Sicht eines Endanwenders ist ein defekter Hyperlink ärgerlich und geht zulasten effizienten Arbeitens!

Aufgrund des zuvor beschriebenen Sachverhalts und des Feedbacks von Anwendern wissen wir also, dass es höchstwahrscheinlich defekte Links im Intranet gibt. Wir wissen aber nicht, wo sie sind! Natürlich bitten wir Anwender darum, uns über defekte Links, über die sie gestolpert sind, zu berichten. Jedoch ist das keine zielführende Lösung, um systematisch alle defekten Links im Intranet zu finden. Auch die manuelle Suche nach solchen Links stellt keine Lösung dar, da es einfach zu viele Inhalte gibt. Es muss also eine automatische Lösung her!

Mein Lösungsansatz: Software von der Stange

Es gibt kommerzielle Anbieter, die „Link Checker“-Lösungen zur Verfügung stellen. Im Wesentlichen habe ich die folgenden beiden Anbieter oberflächlich analysiert:

  • Link Check von Wulfsoft [1] und
  • SharePoint Broken Link Manager von Cognillo [2]

Dr. Link Check

Dr. Link Check ist ein Online-Service der primär für Webauftritte u.ä. gedacht ist. Der Service untersucht alle Seiten der spezifizierten Domain nach defekten oder schädlichen Links und stellt einen detaillierten Untersuchungsbericht zur Verfügung. Er ermöglicht die Berücksichtigung einer eigenen Sperrliste (Blacklist) und erkennt sogenannte „Soft Errors“, also Fehler in der HTML-Antwort, obwohl die HTTP-Response den Status 200 enthält. Außerdem ist es möglich, Checks regelmäßig vornehmen zu lassen. Zu den erweiterten Anpassungen gehört die Möglichkeit, bestimmte Links von der Überprüfung auszunehmen.

Da es sich bei dem Dienst um einen Online-Service handelt, wird es schwierig sein, ihn für das Intranet zu verwenden. Der Dients hat schlicht keinen Zugriff auf die zu untersuchenden Ressourcen. Ggf. ließe sich das Problem durch entsprechende Firewall-Regeln technisch lösen, allerdings vermute ich, würde die IT des Unternehmens aus Sicherheitsgründen zurecht nicht zustimmen.

Broken Link Manager

Der Broken Link Manager ist Bestandteil des Essentials Toolkits. Dabei handelt es sich um eine Desktop-Anwendung, die lokal installiert wird. SharePoint Online Sites der Firmen-eigene Microsoft 365 Umgebung lassen sich als zu untersuchende Sites zum Essentials Toolkit hinzufügen. Der Funktionsumfang des Toolkits ist enorm. Der Broken Link Manager untersucht Verlinkungen in Seiten und in Dokumenten und ermöglicht diverse Analysen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist der Broken Link Manager sogar in der Lage, gefundene defekte Links zu reparieren (nach Muster).

Ich habe den Broken Link Manager nicht selbst getestet und kann daher nur vermuten, dass er gute Arbeit verrichten würde. Allerdings sehe ich meinem Fall das Problem, dass das Unternehmens-Intranet unseres Kunden nicht nur aus SharePoint besteht, sondern aus einer Vielzahl an Web-Anwendungen. Der Broken Link Manager hätte vermutlich Schwierigkeiten, verlinkte Ressourcen dieser Anwendungen zu analysieren. Er könnte den wahren HTTP-Status Code einer verlinkten Ressource nur nach vorheriger Authentifizierung ermitteln. Dies scheint aber mit dem Broken Link Manager nicht möglich zu sein.

Obwohl der Broken Link Manager einen großen Funktionsumfang hat, unterstützt er leider nur diese drei Webparts von Modern SharePoint Online:

  • Text Webpart
  • QuickLinks Webpart und
  • Link Webpart

Es gibt allerdings weitere häufig verwendete Webparts, die Verlinkungen erlauben:

  • Handlungsaufruf Webpart
  • Bild Webpart
  • Hero Webpart
  • Schaltfläche Webpart

Zusammenfassung defekte Links in SharePoint mit Standard-Software finden

Die beiden prominenten kommerziellen Angebote sind zwar spannende Lösungen und bieten einige Vorteile, aber kommen eben auch mit teilweise großen Nachteilen daher.

Eine individuelle Lösung bietet dieselben Vorteile und kann darüber hinaus die großen Nachteile vermeiden.

Fortsetzung folgt…

Im nächsten Teil dieser Blogpost-Serie stelle ich meine individuelle Lösung vor, um defekte Links in einem Unternehmens-Intranet systematisch aufzuspüren. Bleiben Sie dran!

Links

[1] Dr. Link Check von Wulfsoft

[2] SharePoint Broken Link Manager von Cognillo

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